Las operaciones comerciales de cualquier empresa, independientemente de su tamaño o área comercial, deben estar sustentadas por una serie de documentos tributarios que dejen constancia de todas las transacciones de entrada y salida de dinero o mercancía.

Los documentos tributarios respaldan las operaciones de intercambio comercial de productos y servicios; suministrados o prestados por personas naturales o empresas legalmente registradas.

Su utilización es de carácter obligatorio para empresas en Chile y su correcta implementación será necesaria para las operaciones durante el ciclo de vida tributario de la entidad; en el cual se incluye:

• Inicio de actividades
• Autorizaciones de documentos
• Actualización de datos para declaraciones de impuestos
• Solicitudes administrativas
• Término de giro de las actividades comerciales

Para todos estos casos y otros, será indispensable contar con los documentos tributarios ; los cuales pueden ser de diferentes tipos y que serán descritos a continuación.

Tipos de documentos tributarios

Como respaldo para las operaciones de recibo y entrega de mercancía o dinero; entre los documentos tributarios de uso común se encuentran:

• Notas de crédito
• Notas de débito
• Guías de despacho
• Liquidaciones de facturas
• Boletas
• Facturas

Notas de crédito

Deja constancia de acreditación de una cantidad específica por concepto de descuentos, bonos o promociones sobre una compra ya facturada. El mencionado saldo podrá usarse para compras en tiempo futuro, de modo, que el vendedor asegura esa entrada de dinero para la empresa.

Notas de débito

Se emite para indicar un cargo posterior a la facturación , debido por lo general a un cambio de precio o de condiciones de la transacción comercial.

Guías de despacho

Su emisión permite posponer la entrega de la factura hasta tanto se consolide una transacción con un bien que debe ser trasladado hasta su posible comprador. Puede finalmente estar asociada o no a una operación de compra/venta.

Liquidaciones de facturas

Documento emitido por personas naturales o empresas que suministran bienes o servicios a cuenta de un tercero, tienen el objetivo de facilitar la identificación y el cobro de comisiones.

Boletas

El crédito fiscal puede ser trasladado entre los diferentes niveles de la cadena de venta y suministro; sin embargo, el comprador o consumidor final, a nivel tributario, será quien cargue con el pago del mismo.

Las boletas , cumplen un propósito similar a la factura, con la diferencia de que se emiten en transacciones con un consumidor final, el cual no requerirá el reembolso o uso del crédito fiscal correspondiente al IVA. Puede existir, por lo tanto boletas de venta o boletas de honorarios por la prestación de un servicio.

Facturas

Como documento tributario debe cumplir con una serie de requisitos para garantizar su unicidad y validez; como la asignación de un número único, la identificación de la empresa o persona que realiza la venta que debe incluir además el RUT , los datos del comprador, fecha y hora de la transacción y descripción del bien o servicio que se factura , entre otros.

Dependiendo del punto de vista que se tenga y otras consideraciones tributarias , podemos encontrar diferentes tipos de facturas o boletas; la implementación de una u otra dependerá en gran medida del receptor final de la venta/servicio.

Entre otros tipos de facturas que se emiten en las actividades comerciales en Chile , podemos encontrar las siguientes:

• Factura de venta: es el documento tributario por excelencia para la validación de una operación en la que se suministra un bien o servicio de acuerdo a ciertas condiciones preestablecidas por las partes.
• Facturas de compra: el aval de la transacción realizada por el comprador que es emitida cuando la venta es realizada por un particular que no está posibilitado para la emisión de facturas de venta y la misma está gravada por el IVA.
• Facturas de compra de terceros: el vendedor no está tributariamente facultado para emitir facturas, y permite al emisor hacer uso del crédito fiscal correspondiente al IVA.
• Facturas exentas de IVA no gravadas: son aquellas que permiten el registro de operaciones comerciales para actividades no gravadas según la ley tributaria de Chile.
• Facturas de exportación: utilizada específicamente por empresas con actividades de exportación, dejan constancia de una operación comercial con empresas o personas jurídicas domiciliadas fuera del territorio chileno.
• Facturas electrónicas: engloba todos los tipos de facturas antes descritos; con la connotación especial de ser realizadas por medios electrónicos a través de software especializado y certificado para tales fines y según las normas tributarias vigentes en Chile. Una de las principales ventajas, es la reducción de costos, además de apoyar iniciativas como la preservación del medio ambiente al prescindir del papel.

Consideraciones finales

Aunque en la actualidad existe una marcada tendencia hacia la emisión de documentos tributarios electrónicos; los formatos físicos e impresos en papel, tienen total y absoluta validez; mientras cumplan con las** normativas dispuestas por la oficina del Servicio de Impuestos Internos (SII).

Sin embargo, por disposiciones legales emanadas por la SII desde el año 2018; es de carácter obligatorio para contribuyentes de Primera Categoría la emisión de facturas electrónicas, como medida para evitar fraudes y evasión de impuestos a través de la manipulación del proceso de facturación.

Independientemente de si son únicamente electrónicas o en papel; la gestión de los documentos tributarios puede verse ampliamente optimizada con la implementación de sistemas automatizados de facturación.

Se debe prestar atención especial al uso de los diferentes tipos de facturas; así como a la normat iva que rige sobre cada una de ellas, a fin de evitar errores al emitir facturas no adecuadas; por ejemplo, facturas exentas sobre actividades gravadas.

Un sistema ordenado de documentos tributarios permitirá acceder de forma más rápida a la información requerida y dar respuesta a procesos tributarios como declaraciones de impuestos de una manera efectiva y confiable. Lo que reducirá los gastos operativos y administrativos, impactando positivamente en la finanzas de la empresa.

Más allá de un requerimiento legal, los documentos tributarios son herramientas importantes en la gestión financiera de cualquier empresa; ya que permiten recabar la información necesaria para registrar y analizar los procesos de compra – venta de forma ordenada y eficiente.

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