¿Cómo Emitir una Guía de Despacho Electrónica?

Entrada en vigencia de las Guías de Despacho Electrónicas a partir de enero del 2020. En consecuencia te diremos cómo emitir una Guía de Despacho electrónica.

¿Cómo Emitir una Guía de Despacho Electrónica?

Con el fin de aligerar los procedimientos para que las empresas puedan gozar de mayor liquidez y a su vez, reflejar una situación financiera lo más cerca a la realidad, el SII, dentro de su exitoso plan de digitalización de trámites y procesos que viene llevando a cabo desde hace algunos años, y como parte de las primeras medidas de la Ley de Pago a 30 días, establece la entrada en vigencia de las Guías de Despacho Electrónicas a partir de enero del 2020. En consecuencia te diremos cómo emitir una Guía de Despacho electrónica.

¿Qué es la Guía de Despacho Electrónica?

La Guía de Despacho Electrónica es un Documento Electrónico (DTE) obligatorio para todos los contribuyentes, que debe emitirse cuando haya una postergación en el otorgamiento de la factura, y cuando se trasladen bienes que puedan o no, constituir una venta. De esta forma, una Guía de Despacho Electrónica, es el paso previo a la emisión de la factura, y a la vez, un documento legal tributario garante de la entrega comercial efectiva de productos, por parte del proveedor al comprador.

De acuerdo al artículo 54 de la Ley Sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, este documento puede emitirse en digital o físico. Pero luego de la promulgación de la nueva Ley de Pago a 30 días, es obligatorio emitir la Guía de Despacho Electrónica de forma digital.

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¿Cómo emitir una Guía de Despacho Electrónica?

Con el uso de un software de facturación electrónica, la emisión de la Guía de Despacho Electrónica es una actividad muy fácil de implementar.

Bien sea que decidas utilizar el software MiPyme propio del Servicio de Impuestos Internos (SII) o cualquier otra plataforma disponible en el mercado, como OpenFactura, la emisión de este documento fiscal, es un proceso amigable. Aquí te explicamos cómo usar algunos de estos softwares para la emisión de una Guía de Despacho Electrónica.

Pasos para la emisión de una Guía de Despacho Electrónica en MiPyme

  • Ingresa al sitio MiPyme.
  • En la primera opción de Sistema de Factura Electrónica MiPyme, haz clic en Emitir Documentos Tributarios Electrónicos (DTE).
  • Luego selecciona la opción de Guía de Despacho Electrónica.
  • En la siguiente pantalla, el sistema te solicita ingresar los datos correspondientes, luego deberás validar los mismos y posteriormente, podrás visualizar el documento antes de firmarlo electrónicamente.
  • Una vez firmado el documento, podrás hacer clic en Enviar Inmediatamente una copia del documento legal, será enviado a tu correo electrónico.
  • Este documento fiscal se puede imprimir o guardar para finalizar el proceso.

Una vez entregada la mercancía, el comprador deberá firmar la Guía de Despacho Electrónica como señal de aceptación, y quedará como constancia de la entrega efectiva del producto. Esta acción refuerza el procedimiento del documento legal.

Una vez emitido el documento, éste se hará en original y 3 copias adicionales. El comprador conservará el documento original y la segunda copia y deberá anexarla a la factura original, cuando ésta finalmente se haya emitido. El duplicado de este documento deberá ser conservado por el vendedor por un tiempo mínimo de 6 años y se deberán adjuntar los datos de la factura asociada.

Pasos para emitir una Guía de Despacho Electrónica en OpenFactura

OpenFactura es un sistema muy intuitivo de facturación electrónica para pequeñas y medianas empresas, diseñado por la empresa privada. En él podrás no solo emitir las Guías de Despacho Electrónica , sino que además te ofrece otras herramientas adicionales, como la emisión de notas de crédito, informes mensuales, generación de plantillas y personalización de documentos. Todo para llevar un mejor control de tus obligaciones legales y tributarias.

Al ofrecer herramientas extras, OpenFactura permite al usuario tener una mejor experiencia de navegación, más satisfactoria y con mejores resultados a la hora de emitir cualquier documento fiscal. Toma nota de los pasos.

  • Inicia sesión en OpenFactura
  • Selecciona la opción Emitir
  • Selecciona el documento Guía de Despacho Electrónica de la lista que se despliega.
  • Una vez seleccionada esta opción, el documento se emitirá de manera automática.
  • El sistema solicitará los siguientes datos del vendedor / comprador: Rut, razón social, dirección, etc.
  • Antes de emitir el documento, haz clic en la opción Visualizar en la parte superior.
  • Para hacer el envío al SII, presiona la opción Emitir y luego Imprimir , si deseas conservar el documento.

Datos obligatorios que debe tener una Guía de Despacho

Por tratarse de un documento fiscal, el SII establece que una Guía de Despacho debe llevar los siguientes datos de forma obligatoria durante su emisión.

  • Fecha de envío o retiro de los bienes por parte del proveedor al comprador.
  • Nombre completo del comprador, No. de RUT y dirección tanto del comprador como del vendedor.
  • Precios de los productos comercializados
  • Independientemente de que la operación se trate de una venta o no, la Guía de Despacho debe llevar la patente del vehículo que realizará el traslado de mercancía.
  • Numero secuencial de la operación para llevar un orden tributario.

¿Es posible anular una Guía de Despacho Electrónica?

En caso de haber cometido un error en la emisión de este documento tributario, su anulación es posible. Para ello, solo bastará con dejar constancia de la actividad en el Libro de Guías de Despacho Electrónicas.

¿Cuál es la fecha límite para emitir una Guía de Despacho Electrónica?

Después de realizar una operación, las empresas tienen hasta el décimo día del mes siguiente para emitir una Guía de Despacho Electrónica.

La entrada en vigencia de esta nueva regulación tributaria, al mismo tiempo deja sin efecto la validez fiscal y legal de las Guías de Despacho que se emiten en papel.

Este nuevo documento tributario beneficia directamente a las empresas, especialmente las Pymes, quienes ahora podrán contar con una mayor liquidez y mostrar una situación financiera más real, ya que por medio de este nuevo sistema fiscal de validación y control, los compradores se ven impulsados a agilizar los pagos.

El plazo para realizar el pago comienza una vez que se emite la factura, de esta forma las pequeñas y medianas podrán contar con estos pagos antes de los 30 días después de la emisión de la Guía de Despacho Electrónica.

Autor
Francisco F. de Brito Fontes
5 min · (1037 palabras) Prevenir multas del SII multas fiscales

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